Privacyverklaring

In het kader van de GDPR-wetgeving, die op 25 mei 2018 van kracht is gegaan, willen wij u informeren over de privacyregels die wij op ons kantoor hanteren.

Privacy en bescherming van persoonsgegevens

Als accountantskantoor verwerken wij diverse gegevens, waaronder een groot aantal persoonsgegevens. Deze gegevens kunnen betrekking hebben op u als klant van ons kantoor, of als zakelijke relatie van onze klanten (bijvoorbeeld als u leverancier of klant bent van onze klant). In alle gevallen willen wij u als betrokkene informeren over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.

Wij streven ernaar om op een verantwoorde manier om te gaan met deze verstrengde privacywetgeving. Wanneer wij uw gegevens opvragen en opslaan, doen wij dit om uw belangen zo goed mogelijk te behartigen. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen indien de wetgeving dit vereist.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is SAM BRONDEEL BV, vertegenwoordigd door Bestuurder Sam Brondeel. De maatschappelijke zetel bevindt zich op Gentsesteenweg 290/1, 9420 ERPE-MERE, met ondernemingsnummer 0807 108 690. Het kantoor is ingeschreven bij het BIBF onder erkenningsnummer 205662 (persoonlijk lidnummer Sam Brondeel) en 70333787 (lidnummer vennootschap). Voor vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via maureen@brondeelfisc.be.

2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Ons kantoor verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. Naleving van de Wet van 18 september 2017 (voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering)
Volgens artikel 26 van deze wet verzamelen wij persoonsgegevens zoals naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, en adres van onze klanten en hun lasthebbers, evenals de uiteindelijke begunstigden van onze klanten. Deze verwerking is wettelijk verplicht; zonder deze gegevens kunnen wij geen zakelijke relatie aangaan

b. Verplichtingen ten aanzien van overheden en instellingen

Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen, gerechtelijke beslissingen, of in het kader van een rechtmatig belang. Dit omvat onder andere verplichtingen met betrekking tot fiscale (zoals btw-listings, fiscale fiches) en sociale wetgeving. Zonder deze gegevens kunnen wij geen zakelijke relatie aangaan.

c. Uitvoering van overeenkomsten betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten

Wij verwerken persoonsgegevens van onze cliënten, hun personeel, bestuurders, en andere betrokkenen (zoals klanten of leveranciers) in het kader van boekhoudkundige en fiscale diensten. Zonder deze gegevens kunnen wij onze taken niet naar behoren uitvoeren.

   3.Welke persoonsgegevens en van wie?

Ons kantoor kan de volgende persoonsgegevens verwerken: naam, voornaam, e-mailadres, biometrische gegevens (zoals kopieën van ID-kaarten of paspoorten), adres, ondernemingsnummer, nationaal nummer, en bankrekeningnummer. Bij aangiftes voor de personenbelasting via Taxonweb kunnen ook gegevens over kinderen, vakbondslidmaatschap, politieke organisaties, medische gegevens, en financiële details worden verwerkt, afhankelijk van de persoonlijke situatie van de betrokkene.

De persoonsgegevens die wij verwerken, zijn door de betrokkenen of hun aanverwanten aangeleverd, of afkomstig uit openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de Nationale Bank van België. De gegevens worden alleen verwerkt voor de doelen genoemd onder punt 2 en worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

4. Ontvangers van gegevens

In overeenstemming met de wetgeving en tenzij anders vermeld, worden de persoonsgegevens niet verkocht, verhuurd of gedeeld voor commerciële doeleinden zonder uw voorafgaande toestemming. Voor bepaalde diensten doen wij echter beroep op externe partijen zoals CRM-systemen, boekhoudsoftware en IT-ondersteuning. Gegevens kunnen openbaar worden gemaakt als dit nodig is voor onze dienstverlening of op verzoek van bevoegde autoriteiten.

5. Veiligheidsmaatregelen

Ons kantoor heeft veiligheids- en organisatieprocedures ingesteld om ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Deze procedures gelden ook voor alle externe verwerkers die wij inschakelen.

6. Bewaringstermijn

6.1. Persoonsgegevens onder de Wet van 18 september 2017
Identificatiegegevens en bewijsstukken van cliënten, lasthebbers en uiteindelijke begunstigden worden bewaard tot maximaal tien jaar na het einde van de zakelijke relatie of vanaf de datum van een occasionele transactie, conform artikel 60 van de wet.

6.2. Andere persoonsgegevens
Persoonsgegevens die niet onder deze wet vallen, worden bewaard volgens de termijnen in toepasselijke wetgeving, zoals boekhoud-, fiscale, en sociale wetgeving. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij anders vereist door wetgeving.

7. Rechten van betrokkenen

7.1. Persoonsgegevens onder de Wet van 18 september 2017
Voor deze persoonsgegevens geldt artikel 65 van de wet: betrokkenen hebben geen recht op toegang, rectificatie, gegevensverwijdering, overdraagbaarheid, bezwaar, of niet-profilering. Voor meer informatie kunt u terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

7.2. Andere persoonsgegevens
Voor andere persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Maureen Vermoesen via maureen@brondeelfisc.be.

7.3. Uw rechten

U heeft diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, waaronder:

• Recht op toegang: U mag bevestiging vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken en kosteloos een kopie daarvan opvragen.
• Recht op verbetering: U kunt vragen om uw persoonsgegevens bij te werken of correcties aan te brengen.
• Recht op verwijdering en beperking: U kunt verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen of de verwerking te beperken.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met motivatie.
• Recht van overdraagbaarheid: U kunt uw gegevens in een gestructureerd en machineleesbaar formaat opvragen en overdragen.
• Recht om toestemming in te trekken: U kunt uw toestemming voor verwerking op elk moment intrekken.
• Recht om klacht in te dienen: Bij vragen of klachten kunt u contact opnemen via maureen@brondeelfisc.be of een klacht indienen bij de Belgische Privacycommissie via https://www.privacycommission.be.